Notatki w klinice weterynaryjnej - jak usprawnić komunikację w zespole

Zmiana poranna kończy pracę, popołudniowa zaczyna. Trzej pacjenci zostają na szpitalu, każdy ma różne zalecenia. Dodatkowo właściciel jednego z nich prosił o obcięcie pazurów, ale na poprzedniej zmianie nie było na to czasu. Ktoś to wszystko musi przekazać - i zwykle robi to ustnie, w biegu, między jednym pacjentem a drugim.

Do tego dochodzi zapotrzebowanie na leki, które akurat się kończą, uwagi o wspólnie ustalonym sposobie dawkowania konkretnego preparatu czy prośba od recepcji o oddzwonienie do klienta (chociaż do tego mamy dedykowany moduł). W wielu gabinetach to wszystko krąży w tej samej formie: karteczka przyklejona do monitora, wiadomość na grupowym czacie, czasem po prostu pamięć osoby, która akurat była na miejscu.

Jak to zwykle wygląda

Najczęstsze sposoby przekazywania informacji w zespole to:

• Kartka papieru - na biurku, na lodówce w dyżurce, na monitorze. Działa, dopóki ktoś jej nie przesunie, nie zgubi albo dopóki nie trzeba do niej wrócić za tydzień.
• Ustne przekazanie zmiany - szybkie, ale niesprawdzalne. Jeśli coś umknie, nikt nie ma jak tego odtworzyć.
• Grupa na komunikatorze - wygodna, ale prywatna aplikacja na prywatnym telefonie miesza się z informacjami o pacjentach i klientach. Trudno tam później coś znaleźć, a jeszcze trudniej ustalić, kto widział daną wiadomość i kiedy.
• Tablica korkowa - widoczna dla wszystkich, co bywa problemem, gdy notatka dotyczy sprawy, która nie powinna trafić do każdej osoby wchodzącej do dyżurki.

Żadne z tych rozwiązań nie odróżnia informacji pilnej od archiwalnej, nie pokazuje, czy ktoś w ogóle się z nią zapoznał, i nie daje możliwości skierowania jej wyłącznie do właściwej osoby.

Notatki w vet-medeq

Moduł Notatek działa jak centrum komunikacji zespołu, niezależne od kart pacjentów - to nie jest dokumentacja medyczna wizyty, tylko miejsce na bieżące informacje organizacyjne, które muszą trafić do konkretnych osób.

Widoczność notatki ustawia się przy tworzeniu, do wyboru są trzy warianty:

• Prywatna - widzi ją tylko autor, przydatna jako osobista lista rzeczy do zrobienia.
• Publiczna - widoczna dla całej organizacji, do ogólnych ogłoszeń.
• Udostępniona wybranym osobom - autor zaznacza konkretnych członków zespołu z listy, którzy mają widzieć daną notatkę. To dokładnie ten przypadek, kiedy informacja ma trafić do jednej osoby albo do wąskiej grupy, a nie do wszystkich.

Gdy notatka zostaje utworzona i skierowana do kogoś (widoczność publiczna albo udostępniona), system wysyła powiadomienie - dzwonek w górnym pasku z licznikiem oraz osobny licznik przy pozycji "Notatki" w menu bocznym. Warto wiedzieć, że ten drugi licznik pokazuje liczbę notatek, które nie zostały jeszcze oznaczone jako wykonane, a nie liczbę "nieprzeczytanych" - prostszy mechanizm niż formalne potwierdzenie odczytu, ale wystarczający, żeby coś nie zniknęło bezpowrotnie z pola widzenia zespołu.

Kolory pozwalają odróżniać notatki na pierwszy rzut oka, bez czytania treści każdej z osobna. Do wyboru jest pięć kolorów plus opcja bez koloru - w praktyce zespół sam ustala konwencję, np. jeden kolor dla spraw związanych z pacjentami na szpitalu, inny dla zapotrzebowania na leki, jeszcze inny dla spraw administracyjnych. System niczego tu nie narzuca - to zespół decyduje, co dany kolor oznacza.

Notatkę można też powiązać z konkretnym produktem leczniczym z rejestru URPL. Przydaje się to nie tylko przy zgłaszaniu, że dany lek się kończy i trzeba go zamówić, ale też przy notatkach o sposobie stosowania - np. gdy zespół ustala, że ten sam preparat w innej dawce daje inny, pożądany efekt terapeutyczny. Zamiast trzymać taką wiedzę w pamięci jednej osoby, notatka zostaje przy konkretnym leku i jest dostępna dla całego zespołu, który z niego korzysta.

Każda notatka ma też status (do zrobienia / w trakcie / wykonane) oraz opcjonalny termin - dzięki temu lista sama się porządkuje, pokazując najpierw sprawy jeszcze otwarte i te z najbliższym terminem.

Co to daje

• Nic nie ginie między zmianami. Informacja o pacjencie na szpitalu, zapisana jako notatka widoczna dla całego zespołu albo dla konkretnej osoby na kolejnej zmianie, nie zależy od tego, czy ktoś zdąży ją przekazać ustnie.
• Informacja trafia tylko tam, gdzie powinna. Notatka skierowana do jednej osoby nie widnieje na tablicy dla wszystkich - i odwrotnie, sprawa ogólna nie ginie w prywatnej wiadomości do jednej osoby.
• Wiedza o leczeniu zostaje w zespole, a nie w głowie jednej osoby. Powiązanie notatki z konkretnym lekiem sprawia, że ustalenia dotyczące jego stosowania są dostępne przy tym leku, a nie tylko w pamięci tego, kto je wypracował.
• Zapotrzebowanie na leki nie rozjeżdża się między osobami. Notatka o kończącym się preparacie, widoczna dla osoby odpowiedzialnej za zamówienia, nie wymaga dodatkowego przypominania.

Jak z tego korzystać

1. Wejdź w Notatki w menu bocznym i wybierz Nową notatkę.
2. Wpisz treść - tytuł jest opcjonalny, sama treść wystarczy, żeby notatka trafiła na listę.
3. Ustaw widoczność: prywatna, publiczna albo udostępniona wybranym osobom - w tym ostatnim przypadku zaznacz konkretne osoby z listy zespołu.
4. Wybierz kolor, jeśli w zespole macie już ustaloną konwencję (albo ustalcie ją teraz - to zajmuje jedną rozmowę).
5. Jeśli notatka dotyczy konkretnego leku, dodaj powiązanie z produktem z rejestru URPL - będzie widoczna przy tym leku dla każdego, kto później po niego sięgnie.
6. Ustaw termin, jeśli sprawa ma swój deadline, i status, gdy zaczynasz nad nią pracować albo ją kończysz.

Jeśli w Twojej klinice informacje między zmianami wciąż krążą na karteczkach albo w prywatnym komunikatorze, załóż konto i wypróbuj moduł Notatek z własnym zespołem - pierwsza notatka zajmuje mniej czasu niż przypięcie kartki do monitora.