Ewidencja środków odurzających i psychotropowych w lecznicy dla zwierząt 2026 - wymogi i automatyzacja

Ewidencja przychodu i rozchodu środków odurzających i substancji psychotropowych to jeden z tych obowiązków, które w zakładzie leczniczym dla zwierząt istnieją niezależnie od tego, czy program gabinetowy je wspiera. Ampułka ketaminy zużyta w piątek po południu musi się znaleźć w dokumentacji tak samo, jakby lecznica prowadziła ją ołówkiem w zeszycie. Różnica polega tylko na tym, ile pracy kosztuje doprowadzenie tego do porządku.

Ten wpis powstał, bo jeden z gabinetów, z którymi współpracujemy, zgłosił nam dokładnie ten problem. Poniżej: co konkretnie mówią przepisy (bo tu diabeł tkwi w grupach, do których zaliczony jest lek), jak wygląda typowy sposób radzenia sobie z tym bez wsparcia systemu i jak działa księga psychotropów w vet-medEQ.

Case: gabinet, który liczył zużycie z historii wizyt

Sytuacja wyjściowa była taka: system, z którego gabinet korzystał wcześniej, nie miał żadnego osobnego miejsca na ewidencję leków kontrolowanych. Lek zużyty podczas zabiegu był oczywiście odnotowany - ale w karcie wizyty, razem z całą resztą: rozpoznaniem, zaleceniami, pozostałymi preparatami.

Skutek był przewidywalny. Kiedy trzeba było zrobić zestawienie zużycia, ktoś siadał i przechodził wizyta po wizycie przez cały okres, wyławiał z nich pozycje z lekami kontrolowanymi i sumował ręcznie. Praca czysto mechaniczna, a przy tym obarczona ryzykiem: łatwo pominąć wizytę, łatwo się pomylić przy przepisywaniu ułamkowych mililitrów, a pomyłka w liczbach potrafi zostać w dokumentacji na lata.

Najgorsza część tej pracy nie polegała jednak na samym sumowaniu, tylko na tym, że nikt nie mógł jej zrobić „przy okazji". To było osobne zadanie, do którego trzeba było usiąść na spokojnie - zwykle po godzinach.

Co dokładnie mówią przepisy

Podstawa jest w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1939). Art. 42 ust. 1 wymienia wprost zakład leczniczy dla zwierząt oraz lekarza weterynarii wykonującego zawód w ramach praktyki zawodowej obok podmiotów leczniczych z medycyny ludzkiej. Posiadanie i stosowanie preparatów zawierających środki odurzające grup I-N, II-N, III-N i IV-N lub substancje psychotropowe grup II-P, III-P i IV-P wymaga zgody wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego, wydawanej na czas określony, nie dłuższy niż 3 lata.

Szczegóły - w tym sposób prowadzenia dokumentacji - określa rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 października 2015 r. (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2124).

Ile w ogóle wolno trzymać

Załącznik nr 3 do rozporządzenia ogranicza zapas: zakład leczniczy dla zwierząt może posiadać preparaty w ilości nieprzekraczającej średniego 14-dniowego zużycia, a lekarz weterynarii wykonujący zawód w ramach praktyki zawodowej - 7-dniowego. Warto to przeczytać dwa razy, bo z tego przepisu wynika rzecz mało oczywista: żeby w ogóle wiedzieć, ile wolno zamówić, trzeba znać własne średnie zużycie. Bez bieżącej ewidencji jest to wartość szacowana z pamięci.

Jak przechowywać

Zgodnie z § 6 preparaty zawierające środki odurzające grupy I-N oraz substancje psychotropowe grup II-P, III-P i IV-P przechowuje się w zamkniętych metalowych szafach lub kasetach, w miejscu niewidocznym dla osób nieuprawnionych. Dla pozostałych grup wymogi są ostrzejsze - wydzielone pomieszczenie i szafa przymocowana w sposób trwały do ściany lub podłogi. Środki grupy III-N wystarczy trzymać w miejscu niewidocznym dla osób nieuprawnionych.

Dwie różne formy ewidencji - i to grupa leku decyduje

To jest miejsce, w którym najczęściej powstaje zamieszanie, bo w rozmowach wszystko wrzuca się do jednego worka pod hasłem „księga psychotropów". Tymczasem rozporządzenie przewiduje dwa różne reżimy:

§ 8 - książka kontroli. Dotyczy środków odurzających grup I-N i II-N oraz substancji psychotropowych grupy II-P. Prowadzi się ją odrębnie dla każdego środka, dla każdej postaci farmaceutycznej i dawki, i zawiera:

• w odniesieniu do przychodu: liczbę porządkową, datę dostawy, nazwę dostawcy, oznaczenie dokumentu przychodu, ilość dostarczoną (w gramach lub sztukach),
• w odniesieniu do rozchodu: liczbę porządkową, datę wydania, dokument stanowiący podstawę wydania oraz imię i nazwisko zlecającego, imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy, ilość wydaną,
• stan magazynowy po dostarczeniu lub wydaniu,
• ewentualne uwagi.

Wpisów dokonuje wyłącznie osoba upoważniona, w dniu dostawy lub wydania preparatu.

§ 9 - comiesięczne zestawienia. Dotyczą środków odurzających grupy III-N oraz substancji psychotropowych grup III-P i IV-P. Zestawienie zawiera nazwę międzynarodową lub handlową, dawkę, postać farmaceutyczną i wielkość opakowania, stan magazynowy na początku miesiąca, łączny przychód, łączny rozchód (z podaniem ilości preparatu i ilości zleceń) oraz stan na koniec miesiąca.

Jedno i drugie przechowuje się przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku kalendarzowego następującego po roku ostatniego wpisu.

Które leki do której grupy

Przydział wynika z wykazu substancji psychotropowych, środków odurzających oraz nowych substancji psychoaktywnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1139). Dla preparatów spotykanych w małych zwierzętach wygląda to tak:

Dwa wnioski praktyczne. Po pierwsze: ketamina wymaga książki kontroli, a pentobarbital, mimo że kojarzy się z najostrzejszym nadzorem, jest w łagodniejszym reżimie comiesięcznych zestawień. Po drugie: butorfanol nie figuruje w wykazie, więc nie podlega temu obowiązkowi - co nie znaczy, że nie warto pilnować jego stanu magazynowego z innych powodów.

Papier czy komputer

Tu jest dobra wiadomość, która wciąż nie wszędzie się przebiła. Zgodnie z § 7 ust. 1 dokumentację przychodu i rozchodu prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej, z zachowaniem ciągłości zapisów i bezbłędności stosowanych procedur obliczeniowych. Wersja elektroniczna jest dopuszczona od 13 listopada 2019 r. (nowelizacja z 11 października 2019 r., Dz.U. poz. 2075) - wcześniej rzeczywiście liczył się wyłącznie papier i stąd bierze się przekonanie, że „musi być zeszyt".

Rozporządzenie stawia przy tym postaci elektronicznej konkretne warunki (§ 7 ust. 3). System ma zapewniać zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą, integralność i wiarygodność zapisów, stały dostęp dla osób uprawnionych i ochronę przed nieuprawnionymi, identyfikację osoby dokonującej wpisu oraz osoby dokonującej zmian, możliwość eksportu danych, a także wygenerowanie papierowych wydruków na żądanie uprawnionych organów.

Jak to się zwykle robi bez wsparcia systemu

Schemat jest niemal zawsze ten sam, niezależnie od programu:

1. Lek zużywa się podczas zabiegu i odnotowuje w karcie wizyty - bo tam jest naturalne miejsce na dokumentację leczenia.
2. Stan magazynowy koryguje się osobno, w module magazynu, jeśli w ogóle.
3. Raz na miesiąc ktoś odtwarza zużycie z wizyt i przenosi je do ewidencji.

Krok trzeci jest w całości pracą odtwórczą: te same dane raz jeszcze, tylko w innym układzie. Do tego dochodzi typowa pułapka - poprawka wpisana po fakcie. Kiedy lekarz po zabiegu zmienia ilość zużytego leku (zamiast 3 ml poszły 4 ml), w papierowej ewidencji łatwo skończyć z dwoma osobnymi pozycjami z różnych dni zamiast jednym zdarzeniem z prawidłową datą. Przy kontroli taki zapis wygląda na dwa wydania, a nie jedną korektę.

Księga psychotropów w vet-medEQ

W module Leki każdy preparat ma pole „Lek psychotropowy (ewidencja w księdze psychotropów)". To jedyna rzecz, którą trzeba zrobić ręcznie i tylko raz - przy zakładaniu karty leku.

Od tego momentu system sam odnotowuje rozchód. Wpis w księdze powstaje, gdy lek zostaje zastosowany podczas wizyty (panel leczenia), wydany przy odbiorze rezerwacji albo podany jako szczepienie. Nie ma osobnego kroku „przepisz to do ewidencji", bo źródłem jest to samo zdarzenie, które i tak zmienia stan magazynowy.

Sama księga pokazuje kolumny: data, lek, ilość, zwierzę, właściciel, podał(a). Nad tabelą jest zakres dat, filtr po konkretnym leku oraz wyszukiwarka po lekarzu, zwierzęciu i właścicielu. Nad listą wyświetla się podsumowanie zużycia per lek dla wybranego okresu, a przycisk Drukuj generuje wydruk całego zestawienia.

Kilka rzeczy, które w tym module są ustawione pod realia ewidencji leków kontrolowanych:

• Ilości ułamkowe. Stan i zużycie są liczone z dokładnością do trzech miejsc po przecinku, bo psychotropy w małych zwierzętach rozlicza się w dziesiątych częściach mililitra, nie w sztukach opakowań.
• Jedno zdarzenie zamiast dwóch przy poprawce. Zmiana ilości na już zapisanej wizycie aktualizuje istniejący wpis i zachowuje pierwotną datę zdarzenia - księga pokazuje 4 ml z dnia zabiegu, a nie 3 ml z dnia zabiegu i 1 ml z dnia poprawki.
• Dodanie tego samego leku się sumuje. Jeśli podczas tej samej wizyty lek jest dokładany drugi raz, pozycje łączą się w jedną, zamiast rozjeżdżać się na dwa niezależne wydania.
• Usunięcie nie zostawia sztucznego śladu. Skasowanie pozycji z wizyty usuwa też odpowiadający jej wpis, zamiast dokładać do księgi zapis zwrotny, który sugerowałby zdarzenie, którego nie było.
• Kto podał. Każdy wpis niesie osobę, która zastosowała lek, oraz pacjenta i właściciela.

Przychód, czyli przyjęcia dostaw i ręczne korekty stanu, prowadzi się w karcie leku - zakładka Historia transakcji w module Leki. To tam trafia dokumentacja strony przychodowej, a księga psychotropów pokazuje stronę rozchodową, zasilaną automatycznie z pracy klinicznej.

Co to realnie zmienia

Wracając do gabinetu z początku wpisu: zniknął krok „odtwórz zużycie z wizyt". Zestawienie za dowolny okres powstaje przez wybranie dwóch dat, a nie przez przeglądanie dokumentacji. Przy okazji trzy rzeczy poprawiają się same z siebie:

• Zgodność ewidencji ze stanem magazynowym. Oba wynikają z tego samego zdarzenia, więc nie ma sytuacji, w której zużycie jest odnotowane w jednym miejscu, a stan skorygowany w drugim (albo wcale).
• Znajomość własnego zużycia. Podsumowanie per lek za miesiąc czy kwartał to dokładnie ta liczba, której potrzeba, żeby ocenić, czy zapas mieści się w limicie 14-dniowego średniego zużycia.
• Gotowość na kontrolę. Dane za dowolny okres wstecz są dostępne od razu, razem z informacją, kto i któremu pacjentowi podał lek - bez rekonstruowania tego z kart wizyt.

Warto przy tym pamiętać, że moduł jest źródłem prawdy o rozchodzie, a nie decyzją za lekarza. To, w jakiej formie prowadzona jest ewidencja i co dzieje się z wygenerowanym zestawieniem - wydruk do segregatora, podstawa wpisu do książki kontroli dla ketaminy, miesięczne zestawienie dla fenobarbitalu - zależy od grupy leku i od organizacji pracy w konkretnej lecznicy.

Jak to uruchomić u siebie

1. Oznacz leki. W module Leki otwórz kartę każdego preparatu kontrolowanego i zaznacz „Lek psychotropowy". Jeśli nie masz pewności co do grupy - sprawdź substancję czynną w wykazie (Dz.U. z 2024 r. poz. 1139), bo od grupy zależy forma ewidencji.
2. Uzupełnij postać i dawkę. Ewidencja jest prowadzona odrębnie dla każdej postaci farmaceutycznej i dawki, więc dwa różne stężenia tego samego leku powinny być dwiema kartami leku, a nie jedną.
3. Ustaw jednostkę. Dla preparatów iniekcyjnych ml, dla tabletek szt - to od niej zależy, jak liczone jest zużycie ułamkowe.
4. Zapisuj zużycie na wizycie, w panelu leczenia. Nic ponadto nie trzeba robić, żeby wpis trafił do księgi.
5. Przyjęcia dostaw wprowadzaj w karcie leku, w Historii transakcji.
6. Na koniec miesiąca wejdź w Księgę psychotropów, ustaw zakres dat i użyj przycisku Drukuj.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda na własnych lekach, załóż konto i oznacz pierwszy preparat - księga zacznie się wypełniać od następnego zabiegu.